ניהול לו"ז ופרוייקטים
מאת נחמיה | צפיות: 1,695 | תגובות: 3
איך לנהל נכון את הזמן האידיאלי לביצוע בצורה הטובה ביותר בהתחשב בזמן תקציב וכח אדם זמין

איך לנהל את הזמן בצורה האפקטיבית ביותר,
הזמן הוא המשאב היקר ביותר שיש לנו ורק באמצעות תכנון יעיל של זמן נוכל להספיק לבצע את המשימות ולהשיג את היעדים שבחרנו לעצמנו.
רובנו נוטים לפעולה - לעשות במקום לחשוב כדי לקבל תחושת סיום של המשימה "אה... הצלחנו או אהה סיימנו"

תכנון איכותי אינו מספק תחושה כזו באופן מיידי ולעתים לוקח זמן. היות וזמן זהו המשאב היקר ביותר שלנו, אבל במכלול הכולל ובמקרו של הדברים בתכנון נכון אנו מייעלים את הפעילות ואת הזמן הכולל לא רק שלנו המנהלים אלה של הנפשות הכפופות לנו יחדיו.

לא תמיד יש לנו אותו את הזמן או התכנון מראש וכתוצאה מכך אנו נוקטים בשיטת התגובה המהירה, אשר לרוב אינה מצריכה תכנון או מחשבה מוקדמת, לעומת זאת, פעולה נכונה דורשת מידה רבה של מחשבה מוקדמת ותכנון.

הצורה שבה אנו מארגנים את זמננו תקבע במידה רבה את יעילותנו ותשפיע על הצלחתנו.
כלומר ניהול זמן הוא בעצם ניהול המשימות שיש לנו ביום יום ולאורך זמן, ניהול זמן גם יכול להיות ניהול פרויקט לאורך זמן ואורך שבועות או חודשים אבל גם בתכנון כזה דרוש תכנון מיקרו של הפעילות ביום יום.

אם כך כיצד ננהל את המשימות שלנו ? כמה שלבים לאימון מנהלים:

אופן ניהול המשימות:
1. הבנת המשימה – מה צריך לעשות? שלב הבנת המשימה הוא חשוב מאוד. אחת הבעיות הנפוצות היא כשאנו מקבלים משימה שאנו חושבים שאנו מבינים אותה לעומקה אבל בפועל לא מבינים מה לעשות. לכן חשוב לוודא שאכן הבנו, הרחבתי קצת בסוף בנושא.

2. רישום המשימות - יש לרשום את כל המשימות הפתוחות – גם את אלו שנראות זניחות, לא חשובות ולא דחופות, אני מעדיף לעשות הכנה מראש ובסוף לרכז את הצוות המיישם ולבצע "BRAIN STORMING"

3. פירוק המשימה לתת משימה – כמה זמן יידרש? יש להקצות לכל תת משימה פרק זמן הגיוני ותוספת של גמישות המבוסס על תקציב ו "ציוד נדרש": יש לקבוע לעצמנו את כמות הזמן הגמיש. רוב העבודות הניהוליות דורשות בין 50%-75% מהזמן של המנהל, כלומר ביום עבודה של שמונה שעות צריך להשאיר שעתיים עד ארבע שעות לא מתוזמנות לספיגת אירועים בלתי צפויים.

4. סוג המשימה- המשימה הינה דינמית או לא?

5. סדר כרונולוגי – מתי צריך לעשות את זה? אם הדברים נעשים בסדר הנכון, הם לוקחים פחות זמן ומפיקים תוצאות טובות יותר. אם הדברים נעשים בסדר לא נכון, הם יוצרים בהכרח כמות גדולה של זמן מבוזבז לפני שהם מושגים בסופו של דבר, במידה ואני מבצע בוחן עצמי ועידוד הצוות אני מבצע את הקלים והזריזים קודם כך שבלוח הרשימות אני סימנתי בוצע על כמה וכמה דברים.

6. האצלת סמכויות - מי צריך לעשות? האצלת סמכויות יעילה תסייע לך המנהל לוודא שהתכנון שלך יהיה מוצלח. בכל פעם שמתעוררת השאלה מי יבצע משימה מסוימת, חשוב על מה שאתה צריך לעשות בעצמך. שקול את הדברים שיכולים להיעשות על ידי אחרים זה דבר חשוב מאוד במיוחד במקומות חדשים שאנו רוצים לפתח תהליכים חדשים או שרשרת ניהול חדשה או לנסות שיטה חדשה.

7. "ציוד נדרש" - מה צריך לעשות בשביל לבצע את המשימה (כ"א, חומרי עזר, ציוד,תקציב, הכנה מראש)?

8. סדר עדיפויות – מה הקדימות של הנושא? קביעת הקדימות לכל הפעילויות היא הכרחית. לא תמיד תכניות מתבצעות לפי התכנון הכתוב. כאשר יש צורך בשינויים, הם צריכים להיבנות סביב הפריטים בעלי הקדימות הגבוהה ביותר. אם לא תקבע קדימויות, אתה עלול לשכוח פעולות חשובות כאשר אתה נחפז לערוך שינויים.

9. תאריך יעד לסיום המשימה – מהו הזמן המקסימאלי שניתן עד לסיום המשימה? (גם למשימות הלא דחופות בכלל – יש לשים לב לא לדחות את ביצוען ליעד שנקבע היות ואם נעשה כך, המשימה לא תושלם לעולם). ככל שאנו מציבים יעדים לעתיד היותר רחוק, כך קל לנו יותר לדעת מה לעשות היום. עם זאת, הנקודה בעתיד אינה חייבת להיות מרוחקת מאד כדי להועיל. לשאול"למתי אתה צריך את זה מוכן?".

הרבה פעמים אנו מתכננים פעילויות או משימות אבל איננו מתכננים זמן. תכנון זמן משמעותו קביעת מסגרת זמן למשימה המתוכננת.

אני מאמין כי לרובכם יש רעיונות רבים וטובים אך זו רק תחילת הדרך לדעתי לתכנון נכון של הזמן,ולאילו שמרגישים כי הם רוצים לפתח נושא זה יכולים להשתתף בסדנאות רבות המוצעים ישנם כאילו המיועדים לבכירים בלבד וכאילו המוצעים לציבור הרחב.

אני אישית אוהב לדעת באופן מעשי את סדר הפעילויות של הכפופים לי ואת תמונת המצב מהצד שלהם כך שאני כמנהל מנכ"ל או ראש צוות יכול לתכנן נכון ומתוך הבנה ולרוב גם מתוך נסיון, ולא יזיק לאף בכיר או בכירה "לרדת לעם" לכמה ימים אין מה להתבייש זה רק יועיל לטווח הארוך.

אני מקווה שהמאמר עזר ותרם לחלקכם,

נחמיה רובין
054-4206573
nechemyarubin@yahoo.com

http://www.menahalim.com/× ×?×?×?ל_ל×?×?_×?מש×?מ×?×?
אודות הכותב: NECHEMYA RUBIN נחמיה רובין
http://www.menahalim.com/× ×?×?×?ל_ל×?×?_×?מש×?מ×?×?
כדי להגיב למאמר זה עלייך להתחבר למערכת: אני מחפש/ת עבודה | אני מעסיק/ה
3. על זה לא כותבים מאמא. זו המלצה בלבד וינו מוכח כלל. אבל יש לזה כיוון.
חסוי | ב- 23/04/2017 22:49:59
2. נהדר עזר וחידד מספר נושאים
חסוי | ב- 19/03/2017 21:07:20
1. מעניין מאוד, ולקחתי חלק מהנקודות שציינתם במאמר לתשומת ליבי, וכשדרוג לפרוייקטים שבתהליך. תודה ג.
חסוי | ב- 20/02/2017 18:43:07