פלסן סאסא | קיבוץ סאסא, הגליל העליון

ללשכת ההנהלה של פלסן דרוש.ה מזכיר.ת לשכה לתפקיד מרכזי ודינמי הכולל ניהול יומנים מורכבים של חברי הנהלה, תיאום ביקורים ונסיעות, תמיכה אדמיניסטרטיבית ותפעולית שוטפת ומתן שירות לממשקים רבים בתוך הארגון ומחוצה לו.

התפקיד כולל עבודה בסביבה מרובת ממשקים ומשימות, לצד הנהלה בכירה, ודורש יכולת תכנון ותעדוף גבוהה, שירותיות, דיסקרטיות ויכולת לתת מענה מהיר ומדויק.

התפקיד בכפיפות לעוזרת המנכ"ל ומנהלת הלשכה.

תחומי אחריות עיקריים:

-ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים בארץ ובחו"ל.
-תיאום, ארגון ותפעול ביקורים של אורחים, לקוחות, ספקים ומשלחות מהארץ ומחו"ל.
-ניהול ותפעול חדרי הישיבות, לרבות הזמנות, ציוד, כיבוד והיערכות לישיבות ולאירועים.
-אחריות תפעולית מטעם הלשכה מול גורמים שונים בארגון, לרבות טיפול בתקלות, הזמנות, ספקים וממשקי שירות.
-ניהול מלאי וציוד משרדי, ביצוע הזמנות רכש, מעקב אחר אספקות ועבודה מול ספקים.
-בקרה, מעקב ותיעוד אחר משימות הנהלה והכנת תזכורות בהתאם לצורך.
-קליטה, אירוח וליווי של אורחים בכירים, לרבות תיאום לוגיסטי מלא.
-תיאום נסיעות בארץ ובחו"ל, לרבות הזמנת טיסות, מלונות ורכבים ובניית לוחות זמנים.
-עבודה שוטפת מול הנהלה בכירה, ממשקים פנים-ארגוניים וגורמים חיצוניים, תוך שמירה על דיסקרטיות מלאה.
-אחריות כנאמנ.ת ביטחון בלשכה בשיתוף הקב"ט, לרבות ניהול הרשאות, אישורי כניסה, ליווי ביקורים ביטחוניים ויישום נהלי ביטחון מידע ואבטחה.
-תמיכה בקב"ט בהיבטים האדמיניסטרטיביים והתפעוליים של תחום הביטחון, כולל תיאום ומעקב אחר משימות וריכוז הטיפול מול גורמי פנים וחוץ.
-שמירה על סדר, ארגון ורציפות תפעולית בלשכה ומתן מענה איכותי ומהיר לצורכי ההנהלה.