ניהול והובלה של מערך הכנסים, האירועים והטקסים במרכז האקדמי רופין – משלב גיבוש הרעיון והתכנון דרך בניית התוכן, התקציב וההיערכות ועד להפקה ולביצוע בפועל.
מהות התפקיד - תפקיד רוחבי, דינמי המשלב ניהול והפקה, עבודה בסביבה אקדמית ומוסדית, ניהול ספקים ותקציבים, יזמות ויצירת שיתופי פעולה, במטרה לייצר אירועים מקצועיים ולחזק את נראותו ומעמדו של רופין.
תחומי אחריות
• תכנון, הפקה, ניהול וביצוע של כלל הכנסים, האירועים והטקסים המתקיימים במרכז האקדמי רופין.
• בניית לוח אירועים שנתי, ניהולו וסנכרון בין המחלקות, הפקולטות והגורמים השונים במרכז.
• עבודה שוטפת עם גורמים אקדמיים ברמת הפקולטה וכלל רופין בבניית כנסים מקצועיים ואקדמיים תוך שילוב גיבוש הקונספט והתוכן ועד להפקה ולביצוע.
• אחריות כוללת על הפקת טקסים ואירועים מרכזיים, בהם טקסי מצטיינים, טקסי הענקת תארים ואירועים וכנסים מוסדיים גדולים תוך ניהול האירועים בפועל בשטח, משלב ההיערכות וההקמה ועד לסיום האירוע ופירוקו. תוך אחריות על נראות ועיצוב האירועים, תוך שמירה על רמה מקצועית גבוהה.
• ניהול ממשקי עבודה מול הנהלת המרכז, סגל אקדמי ומנהלי, יחידות ומחלקות שונות בארגון.
• עבודה מול ספקים ונותני שירות, לרבות איתור ספקים, קבלת הצעות מחיר, ניהול משא ומתן, רכש, התקשרויות ובקרה תקציבית.
• ניהול מספר רב של פרויקטים במקביל, תוך עמידה בלוחות זמנים, תקציבים ויעדים ומתן מענה מהיר לשינויים ולאתגרים בשטח.
• עבודה במערכות ERP ובמסגרת תהליכי הרכש וההתקשרויות של המרכז.
• עבודה בשת"פ עם מחלקת השיווק ויחסי הציבור לצורך מיתוג, פרסום, קידום וחשיפה של אירועים וכנסים.
• אחריות על הגלריה לאמנות במרכז, לרבות תכנון וניהול תערוכות מתחלפות, עבודה מול אמנים וגורמים מקצועיים והפקת אירועי פתיחה.
• כל פעילות נוספת שתידרש במסגרת התפקיד