מתאם/ת טקסים ואירועים-האגף לבינוי ותשתיות
מעבר למשרות נוספות האוניברסיטה העברית בירושלים
פורסם לפני 1 ימים
- ירושלים
- משרה מלאה
- משרות ממשלתיות
- לא צוין שכר
תיאור המשרה:
סיוע לראש יחידת טקסים ואירועים, ובכלל זה:
• תיאום אירועים לגורמים פנים אוניברסיטאיים ולגורמי חוץ החל מקבלת בקשות מהמזמינים, ארגון, תכנון לו"ז והיערכות לאירוע, טיפול בשינויים, קבלת הצעות מחיר מספקים חיצוניים ועד לתיאום מול יחידות אב"ת בקמפוסים השונים ,תיאום מול אגף הביטחון ומחלקת הבטיחות ויתר היחידות המעורבות באירוע.
• ריכוז הממשקים המקצועיים והלוגיסטיים הנדרשים לקיום האירוע, לרבות מול צוותי אב"ת בקמפוסים, ספקים חיצוניים ויחידות האוניברסיטה, וכן מעקב אחר ביצוע משימות.
• טיפול במערך הגבייה מול מזמיני האירוע לרבות ביצוע גביה, עדכון הנתונים בתוכנה ייעודית וטיפול מול מדור תקבולים באגף כספים.
• ייזום , קידום וניהול שיתופי פעולה ופרויקטים מיוחדים מול גורמים פנים-אוניברסיטאיים וגורמי חוץ.
• תיאום מול יחידות האוניברסיטה, לצורך שימוש בשטחים שבאחריותן.
• ליווי ונוכחות באירועים מרכזיים בהתאם לצורך ומתן מענה בזמן אמת למצבים בלתי צפויים.
• עבודה משרדית שוטפת ותיאום פגישות.
• עבודה במערכת SAP לרבות הוצאת הזמנות וטיפול בחשבוניות.
• ביצוע מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.
כפיפות לראש יחידת טקסים ואירועים- מטה אגף בינוי ותשתיות.
• תיאום אירועים לגורמים פנים אוניברסיטאיים ולגורמי חוץ החל מקבלת בקשות מהמזמינים, ארגון, תכנון לו"ז והיערכות לאירוע, טיפול בשינויים, קבלת הצעות מחיר מספקים חיצוניים ועד לתיאום מול יחידות אב"ת בקמפוסים השונים ,תיאום מול אגף הביטחון ומחלקת הבטיחות ויתר היחידות המעורבות באירוע.
• ריכוז הממשקים המקצועיים והלוגיסטיים הנדרשים לקיום האירוע, לרבות מול צוותי אב"ת בקמפוסים, ספקים חיצוניים ויחידות האוניברסיטה, וכן מעקב אחר ביצוע משימות.
• טיפול במערך הגבייה מול מזמיני האירוע לרבות ביצוע גביה, עדכון הנתונים בתוכנה ייעודית וטיפול מול מדור תקבולים באגף כספים.
• ייזום , קידום וניהול שיתופי פעולה ופרויקטים מיוחדים מול גורמים פנים-אוניברסיטאיים וגורמי חוץ.
• תיאום מול יחידות האוניברסיטה, לצורך שימוש בשטחים שבאחריותן.
• ליווי ונוכחות באירועים מרכזיים בהתאם לצורך ומתן מענה בזמן אמת למצבים בלתי צפויים.
• עבודה משרדית שוטפת ותיאום פגישות.
• עבודה במערכת SAP לרבות הוצאת הזמנות וטיפול בחשבוניות.
• ביצוע מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.
כפיפות לראש יחידת טקסים ואירועים- מטה אגף בינוי ותשתיות.
דרישות המשרה:
• תואר אקדמי.
• ניסיון אדמיניסטרטיבי קודם.
• ניסיון בתיאום, הפקה וארגון אירועים - יתרון.
• ניסיון בעבודה ב-SAP - יתרון.
• שליטה מלאה ביישומי office ואינטרנט.
• ידיעת השפה העברית על בוריה ואנגלית ברמה טובה.
• יכולת עבודה עצמאית, כושר סדר וארגון, דיוק, תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש טובים.
• גמישות מחשבתית, יכולת עבודה בתנאי לחץ, ויכולת פתרון בעיות בזמן אמת.
• נכונות לעבודה מעבר לשעות העבודה המקובלות, בהתאם לצורך (בשעות אחה"צ וערב).
היקף: משרה מלאה
• ניסיון אדמיניסטרטיבי קודם.
• ניסיון בתיאום, הפקה וארגון אירועים - יתרון.
• ניסיון בעבודה ב-SAP - יתרון.
• שליטה מלאה ביישומי office ואינטרנט.
• ידיעת השפה העברית על בוריה ואנגלית ברמה טובה.
• יכולת עבודה עצמאית, כושר סדר וארגון, דיוק, תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש טובים.
• גמישות מחשבתית, יכולת עבודה בתנאי לחץ, ויכולת פתרון בעיות בזמן אמת.
• נכונות לעבודה מעבר לשעות העבודה המקובלות, בהתאם לצורך (בשעות אחה"צ וערב).
היקף: משרה מלאה
מתאים ל:
דובר שפות, משרות לאמהות
מעבר למשרות דומות בתחומים:
משרה מספר 9914240
המשרות באתר מיועדות לנשים וגברים כאחד