מזכיר/ת אשכול
מעבר למשרות נוספות ליאת פרי - הד הנטינג ושירותי השמה
פורסם לפני 3 ימים
- קריית גת
- משרה מלאה
- לא צוין שכר
תיאור המשרה:
אחריות על מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית ותפעולית שוטפת לאשכול דרום ולמנהלי התחנות, לרבות ניהול משרד, תיאומים, מעקב ובקרה על משימות, וסיוע בתהליכים רוחביים. בנוסף, התפקיד כולל תמיכה תפעולית בתחומי משאבי אנוש כגון ניהול מעקב אחר הדרכות והסמכות רגולטוריות, עדכון מערכות ותיאומים מול גורמים רלוונטיים.
תחומי אחריות עיקריים
אדמיניסטרציה וניהול משרד:
ניהול יומנים ותיאום פגישות עבור מנהל האשכול, מנהלי התחנות ומנהלת משאבי אנוש.
מענה טלפוני, טיפול בפניות שוטפות ותיעדוף משימות.
עבודה שוטפת מול ספקים וגורמי שירות פנימיים/חיצוניים (רכש/אחזקה/IT/מחסן/משאבי אנוש(
הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי שוטף.
סיוע בארגון ימי הדרכה/ישיבות/ביקורים/אירועים תחנתיים במידת הצורך.
טיפול וניהול מסמכים, טפסים ותיוקים בהתאם לנהלי החברה.
תמיכה תפעולית ובקרה:
אישור חשבוניות במערכת הSAP
סיוע בתיאום כניסות ספקים/אורחים בהתאם לנהלי התחנה והבטיחות.
תמיכה במשאבי אנוש:
הזנת הדרכות רגולטוריות והכשרות עובדים במערכות הייעודיות (בהתאם לנוהל ולסמכויות).
מעקב אחר תוקף הסמכות/רענונים/הדרכות חובה ותיאום השלמות מול מנהלים.
סיוע בתהליכי קליטה/עזיבה ברמת אדמיניסטרציה (מסמכים, תיאומים, ציוד, זימונים).
תחומי אחריות עיקריים
אדמיניסטרציה וניהול משרד:
ניהול יומנים ותיאום פגישות עבור מנהל האשכול, מנהלי התחנות ומנהלת משאבי אנוש.
מענה טלפוני, טיפול בפניות שוטפות ותיעדוף משימות.
עבודה שוטפת מול ספקים וגורמי שירות פנימיים/חיצוניים (רכש/אחזקה/IT/מחסן/משאבי אנוש(
הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי שוטף.
סיוע בארגון ימי הדרכה/ישיבות/ביקורים/אירועים תחנתיים במידת הצורך.
טיפול וניהול מסמכים, טפסים ותיוקים בהתאם לנהלי החברה.
תמיכה תפעולית ובקרה:
אישור חשבוניות במערכת הSAP
סיוע בתיאום כניסות ספקים/אורחים בהתאם לנהלי התחנה והבטיחות.
תמיכה במשאבי אנוש:
הזנת הדרכות רגולטוריות והכשרות עובדים במערכות הייעודיות (בהתאם לנוהל ולסמכויות).
מעקב אחר תוקף הסמכות/רענונים/הדרכות חובה ותיאום השלמות מול מנהלים.
סיוע בתהליכי קליטה/עזיבה ברמת אדמיניסטרציה (מסמכים, תיאומים, ציוד, זימונים).
דרישות המשרה:
ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי - חובה.
שליטה מלאה ביישומי Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
ניסיון בעבודה עם מערכות ארגוניות/SAP ומערכות HR- יתרון משמעותי.
יכולת עבודה מול ממשקים רבים וניהול מספר משימות במקביל.
עברית ברמה גבוהה, אנגלית בסיסית - יתרון.
זמינות לעבודה בהתאם לשעות פעילות האשכול (ובהתאם לצרכים משתנים).
סדר,ארגון, דיוק וירידה לפרטים.
שירותיות גבוהה ותקשורת בין-אישית מעולה.
דיסקרטיות מלאה ושמירה על רגישות
יכולת תיעדוף משימות וניהול זמן תחת עומס.
אחריות אישית גבוהה, "ראש גדול", עצמאות ויוזמה.
שליטה מלאה ביישומי Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
ניסיון בעבודה עם מערכות ארגוניות/SAP ומערכות HR- יתרון משמעותי.
יכולת עבודה מול ממשקים רבים וניהול מספר משימות במקביל.
עברית ברמה גבוהה, אנגלית בסיסית - יתרון.
זמינות לעבודה בהתאם לשעות פעילות האשכול (ובהתאם לצרכים משתנים).
סדר,ארגון, דיוק וירידה לפרטים.
שירותיות גבוהה ותקשורת בין-אישית מעולה.
דיסקרטיות מלאה ושמירה על רגישות
יכולת תיעדוף משימות וניהול זמן תחת עומס.
אחריות אישית גבוהה, "ראש גדול", עצמאות ויוזמה.
מעבר למשרות דומות בתחומים:
משרה מספר 9669437
הגדילו את החשיפה שלכם למגייסים עם מנוי ProJobs
אלפי מגייסים מחפשים אתכם במאגר הפרופילים בג'וב מאסטר, הגדילו את החשיפה שלכם עד פי 4 באמצעות מנוי ProJobs
ניתן לבטל את המנוי בכל עת