תיאור כללי
התפקיד משלב ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף במשרדי המועדון לצד אחריות על מתן שירות איכותי ומקצועי לאוהדים ולקוחות המועדון, תוך עבודה שוטפת מול ההנהלה, צוות העובדים ומחלקות שונות בארגון.
תחומי אחריות עיקריים
• מזכירות וקבלה
• סיוע שוטף להנהלת המשרד– ניהול יומנים, תיאום פגישות ומענה לצרכים שוטפים.
• מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לעובדים ולמנהלים (סריקות, גריסות, צילומים וכד’).
• ישיבה בעמדת הקבלה ומתן מענה טלפוני ופרונטלי.
• ניהול ותיאום דואר נכנס ויוצא.
• אחריות על הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי.
• ביצוע הזמנות רכש וקבלת סחורה, כולל סריקות למערכת דוקה.
• אחריות על דיווחי נוכחות עובדים.
• עבודה שוטפת מול מנהלת המשרד ומשאבי אנוש.
• תיאום ישיבות – הכנת חדר ישיבות, ציוד מולטימדיה וכיבוד.
• ניהול וארגון המטבח, מילוי מקררים ובקרה על עבודת הניקיון.
• שירות לקוחות וקשרי אוהדים
• אחריות כוללת על מוקד שירות הלקוחות של המועדון: מרצ’נדייז, מועדון אוהדים ופניות כלליות.
• עמידה ביעדי שירות (SLA) ובסטנדרטים של זמינות, מקצועיות ואדיבות.
• מענה לשיחות נכנסות ופניות נכנסות ברשתות חברתיות, דוא"ל ואתר המועדון.
• טיפול בפניות אוהדים – ניהול וסגירת מעגל טיפול מלא.
• הפקת דוחות תקופתיים והעברת עדכונים למנהל הישיר ולהנהלה.
• ניתוח תהליכי עבודה, הפקת לקחים ויישום שיפורים בשירות.
• עבודה מול ספקים וממשקים פנימיים לשם שיפור השירות הכולל.
• הפקת דוחות ובקרה על הזמנות.
• דיוק, סדר ועמידה בלוחות זמנים.