לארגון ציבורי גדול בחולון, דרוש/ה מזכיר/ה למערך המכרזים למשרה זמנית.
משרה מלאה 100% 08:00-16:30.
שכר: יסוד 7699 + 315 נסיעות + 586 אחזקת רכב = 8600 שח ברוטו חודשי.
תיאור התפקיד:
• טיפול ומעקב מול גורמים פנים עירוניים לגבי ערבויות שנמסרו לעירייה בגין הסכמים, הקלדת נתוני ערבויות למערכת ממוחשבת. אחריות לפניה לבנקים ולספקים בהתאם לטיפול הנדרש בכל ערבות. עדכון שוטף של מערכת ערבויות.
• ריכוז ומעקב אחר ההתקשרויות עם ספקים עד להחתמת הסכמים ומעקב מול הלשכה המשפטית ויתר הגורמים. תיאום בין הגורמים הרלוונטיים ובקרה על קידום המכרז עד לאישור פרסום המכרז.
• ריכוז והפצת הודעות ועדכונים במכרזים: סבב חתימות, שאלות הבהרה וכו’.
• ריכוז והכנת חומר לוועדת מכרזים ולוועדת השלושה.
• מענה טלפוני וקבלת קהל, מענה לפניות הציבור ופניות מוקד, קבלת הצעות למכרזים וטיפול בתקשורת עם המציעים למכרזים.
• אחריות על תיאומי לו"ז וניהול יומני עובדי מערך המכרזים.
• מיון הדואר הנכנס והיוצא והפצתו.
• ארגון, תיוק, סריקה וטיפול בארכיון מערך המכרזים.
• הקלדת מכתבים, פרוטוקולים, טבלאות ומסמכים.
• עדכון שוטף והזנת נתונים למערכת ממוחשבת, הכנת דוחות מעקב וריכוז מידע במערכות ממוחשבות, הקלדת הזמנות עבודה.