ה.ל.ר – החברה לפיתוח רחובות בע"מ ("החברה") הינה חברה בבעלות מלאה של עיריית רחובות המהווה את הזרוע הביצועית של העירייה מבחינת פיתוח וכלכלה. מטרות החברה הן לפעול לפיתוח תשתיות ומבני ציבור וחינוך בעיר ולפעול ללא לאות לביצוע מיזמים כלכליים ונדל"ניים לצורך חיזוק החוסן הכלכלי של העיר
תיאור התפקיד:
ממלא מקום רכז/ת מכרזים – מדובר במשרה קיימת בתאגיד שהתפנתה באופן זמני) עקב
יציאת עובדת לחופשת לידה). מינוי ממלא/ת המקום הינו זמני למשך תקופה של 6 חודשים או עד לשובה של העובדת הקבועה לעבודתה, לפי המועד המוקדם מביניהם.
היקף משרה: 100% משרה.
תנאי העסקה ושכר: בהתאם לחוזר סגן הממונה על השכר ,2021 הערה ג’ .
כפיפות: סמנכ"ל בניה ציבורית.
ייעוד: סיוע, קידום, מעקב, בקרה וריכוז עבודת מחלקת חוזים ומכרזים בחברה, לרבות עבודת ועדת מכרזים,
ועדת התקשרויות ושאר ועדות הנוגעות לכלל התקשרויות של החברה.
תחומי אחריות:
.1 ריכוז, מעקב ובקרה על חוזים ומכרזים, נוהלי הצעות מחיר, לרבות ביצוע בקרה ובדיקה על מועד פקיעת
התוקף של החוזים, ונקיטת פעולות לחידושם והארכתם, במידת הצורך.
.2 ביטוחים וערבויות: ריכוז, מעקב וטיפול שוטף בכל סוגי הערבויות ואישורי קיום ביטוחים.
.3 עבודה שוטפת מול יועמ"ש החברה, יועצים, מתכננים, ספקים, קבלנים, גורמים מקצועיים וגורמים
ציבוריים.
.4 כל מטלה אחרת שתוטל ע"י מנכ"ל החברה ו/או הממונה הישירה, מנהלת מחלקת חוזים ומכרזים או מי
מטעמה.
תחומי אחריות נוספים:
.1 ניהול והקלדה של מסמכים.
.2 טיפול בדואר )רגיל ואלקטרוני(.
.3 מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
.4 ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
.1 ניהול והקלדה של מסמכים
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב .
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות .
ח. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת ומעקב אחר הנחיות
הנגזרות מהפרוטוקול.
.2 ניהול והקלדה של מסמכים
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
.3 מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
ג. סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
.4 ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).