אחראי/ת האדמיניסטרציה לתיירות
מה כולל התפקיד?
- אחראי/ת על מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף למערך התיירות, ניהול תהליכי Back Office, וכן אחריות על תחום חשבונות הלקוחות (Accounts Receivable), לרבות בקרה על חיובים, הפקת חשבוניות, מעקב אחר תקבולים וגביית חובות מלקוחות עסקיים, סוכנים, חברות וגופים מוסדיים.
- אחריות על ניהול המשרד, אחזקת מבנה המטה, סדר וארגון ה-Back Office.
- ניהול שוטף של הנהלת החשבונות מול גורמים פנימיים וחיצוניים, לרבות טיפול בספקים (פתיחת ספק, טיפול בחשבוניות), בקרה תמחירית, הכנת דוחות Excel ומעקב אחר הוצאות והשקעות.
-ניהול תיקי לקוחות אשראי של מערך התיירות.
- הפקת חשבוניות ללקוחות עסקיים, סוכנים, חברות וגופים מוסדיים.
- ביצוע התאמות בין חשבונות הלקוחות למערכות התיירות ולהנהלת החשבונות.
- מעקב אחר יתרות פתוחות וגיול חובות (Aging Report).
- גביית חובות, יצירת קשר עם לקוחות להסדרת תשלומים, קליטת תקבולים וביצוע התאמות בנקים במידת הצורך.
- טיפול בזיכויים, חיובים שגויים ומחלוקות כספיות.
- פיקוח על מערך הגבייה באתרי התיירות.
- הכנת דוחות תקופתיים בתחום הגבייה והחייבים.
- עבודה שוטפת מול מחלקות הקבלה, ההזמנות, המכירות והנהלת החשבונות.
- ניהול מערכות מחשוב, כולל תיאום עם ספקים ומערכות כגון: אופטימה, Hotel Years, כספית, אתר הבית, Booking, Call Center ו-Glassix.
- פיקוח ובקרה על חוות דעת וקשרי לקוחות.
- פיקוח ובקרה על מערך הטיפול בתלונות לקוחות.
- קבלת הצעות מחיר, יצירת שיתופי פעולה והסכמים בהתאם לצורכי המחלקות.
- אחריות על הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי משרדי.
- ניהול יומן, תיאום פגישות וסיכום ישיבות של מנהל/ת התיירות.
- בקרת רישיונות ואגרות לאתרי התיירות.
- עבודה בהתאם לנהלי החברה והקפדה על בקרות פיננסיות.