תיאור התפקיד:
התפקיד משלב יכולות ארגון וניהול יוצאות דופן, מחד סיוע למנכ"ל החברה, ומאידך תמיכה בפעילות האדמיניסטרטיבית והתפעולית של המשרד בכפיפות ל-COO.
השילוב מתבטא גם בין ניהול לשכת מנכ"ל לבין אחריות על תפעול המשרד, רכש אדמיניסטרטיבי, עבודה מול ספקים, מעקב אחר משימות ותשלומים, ארגון אירועי חברה ותמיכה בפעילות השוטפת של החברה.
העבודה דורשת יכולת גבוהה להניע משימות, עצמאות, סדר וארגון, שירותיות, דיסקרטיות ויכולת לעבוד בסביבה דינמית ומרובת ממשקים.

פירוט תחומי אחריות:

ניהול לשכת מנכ"ל-
• ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות בארץ ובחו"ל.
• תיאום נסיעות עסקיות, טיסות, מלונות ולוגיסטיקה.
• הכנת חדרי ישיבות, אירוח לקוחות, שותפים ומשקיעים.
• ניהול רשימות מעקב והבטחת ביצוע משימות עד להשלמתן.

ניהול משרד-
• אחריות על התפעול השוטף של המשרד.
• ניהול ציוד משרדי, הזמנות ורכש שוטף.
• אחריות על ספקי שירות, ניקיון, תקשורת, ציוד משרדי, כיבוד ועוד.
• טיפול בתקלות תפעוליות ומתן מענה לעובדי החברה.
• אחריות על סביבת עבודה נעימה, מסודרת ומזמינה.
• סיוע בארגון ימי חברה, אירועי רווחה וביקורי לקוחות.

תפעול ורכש-
• עבודה מול הרכש לווידוא פתיחת הזמנות רכש בהתאם לנהלי החברה.
• מעקב אחר הזמנות, אספקות ולוחות זמנים.
• מעקב אחר חשבוניות, אישורי תשלום ותהליכי רכש מול מחלקת הכספים.
• מעקב אחר חידושי חוזים והתקשרויות עם ספקים.

דרישות התפקיד:
• ניסיון של לפחות שנה/ שנתיים בתפקיד Office Manager או תפקיד דומה.
• יכולת עבודה עצמאית, אחריות אישית ויוזמה.
• יכולת ניהול מספר משימות במקביל תוך עמידה בלוחות זמנים.
• סדר, דיוק ויכולת מעקב גבוהה.
• תודעת שירות גבוהה, יכולת תעדוף משימות ויחסי אנוש מצוינים.
• דיסקרטיות ואמינות ברמה גבוהה.
• שליטה מלאה ב-Outlook וביישומי Microsoft Office.
• עברית ברמת שפת אם ואנגלית ברמה טובה מאוד.

יתרון משמעותי ינתן:
• ניסיון בחברת הייטק או בחברה טכנולוגית.
• ניסיון בעבודה עם מערכת Priority או מערכת ERP.
• ניסיון בתהליכי רכש ותפעול.
• ניסיון בארגון אירועי חברה וביקורים.