למפעל גדול בבית שמש דרוש/ה מזכיר/ת מפעל
ניהול יומן מנהל מפעל
ניהול ותיאום יומנו של מנהל המפעל, לרבות תיאום פגישות, אירועים ופעילויות שוטפות, תוך ניהול סדרי עדיפויות ותיאום מול גורמים פנים וחוץ ארגוניים.
קליטת עובדים חדשים
אחריות על תהליך קליטת עובדים חדשים משלב הקליטה ועד השלמת התהליך האדמיניסטרטיבי, כולל הכנת ומילוי טפסים, איסוף מסמכים והעברתם למחלקת השכר ומשאבי האנוש.
ניהול דיווחי נוכחות ושעות עבודה
מעקב וריכוז דיווחי נוכחות, שעות עבודה, חופשות, ימי מחלה ושעות נוספות, תוך העברת נתונים שוטפת ומדויקת למחלקת השכר.
תיאום ואספקת ציוד לעובדים
אחריות על הזמנת ציוד והנפקתו לעובדים חדשים וקיימים, לרבות ביגוד עבודה, ציוד מגן אישי ונעלי בטיחות, בהתאם לנהלי החברה ולצרכי המפעל.
ניהול מסמכים ובקרה אדמיניסטרטיבית
ארגון, סיווג ותיוק מסמכים, דוחות, פרוטוקולים, אישורי הסמכה ותיעוד מקצועי, תוך שמירה על סדר, זמינות ונגישות המידע.
הפקת דוחות ומצגות
הכנה, ריכוז והפקה של דוחות תקופתיים, מצגות וחומרי ניהול עבור מנהל המפעל, לצורך בקרה, מעקב וקבלת החלטות.
עבודה מול ספקים ולקוחות
ניהול קשר שוטף עם ספקים ולקוחות, לרבות תיאום פגישות, טיפול בפניות, העברת מידע ועדכונים שוטפים ומתן מענה אדמיניסטרטיבי בהתאם לצורך.
מתן תמיכה לעובדי המפעל
סיוע וטיפול בנושאים אדמיניסטרטיביים שוטפים עבור עובדי המפעל, תוך מתן שירות מקצועי, זמין ואיכותי.
תמיכה אדמיניסטרטיבית בתהליך תכנון וייצור הכלונסאות
• ריכוז, מעקב ותיאום תהליכי העבודה משלב קבלת דרישות הלקוח והתכנון ועד לפתיחת פקודת הייצור במערכת.
• עדכון, בקרה ותחזוקה שוטפת של סטטוס ההזמנות במערכות המידע והייצור.
• מעקב אחר התקדמות התכנון והייצור והבטחת זרימת מידע יעילה בין הלקוח, מחלקת התכנון והייצור.
• וידוא כי התכנון הממוחשב תואם את דרישות הלקוח, המפרטים הטכניים ותקני האיכות הנדרשים.
משימות נוספות
ביצוע מטלות אדמיניסטרטיביות ותפעוליות נוספות בהתאם לצורכי המפעל והנחיות מנהל המפעל.




משרה מלאה ושעות נוספות במידת הצורך
• מנהל המפעל: דיווח ישיר, תיאום משימות שוטפות וניהול לו"ז בהתאם לצורכי המפעל וסדרי העדיפויות.
• הנהלה וצוותי עבודה: תיאום פגישות, ארגון מידע ושיתוף פעולה עם מחלקות בחברה על פי צורך.
• מחלקת משאבי אנוש: לתיאום קליטת עובדים, מילוי טפסים רלוונטיים ודיווחים על נוכחות שעות עבודה.
חיצוניים –
• לקוחות, ספקים